E-Mails schreiben
Eine E-Mail zu schreiben sollte eigentlich nicht schwierig sein. Trotzdem kommen immer wieder solche Nachrichten uns an:
Worauf solltet Ihr achten?
1) Verwendet für die Kommunikation mit universitären Einrichtungen (z.B. Studienbüro, Verwaltung, Professor*innen, usw.) IMMER Eure ZEDAT-E-Mail-Adresse. Es kann durchaus sein, das Spam-Filter externe Mail-Adressen (z.B. gmail.com, gmx.com, t-online.de, usw.) automatisch herausfiltern, sodass Euer Anliegen gar nicht erst bearbeitet werden kann.
2) Richtet es nach Möglichkeit so ein, dass im Absender Euer Vor- und Nachname erscheint. Tipps dazu findet Ihr hier.
3) Versucht die beste Ansprechperson zu finden. Die Studienberatung hilft Euch grundsätzlich gerne bei allen Problemen rund ums Studium weiter. Wenn Ihr aber selbständig online die am besten passende Ansprechperson sucht, könnt Ihr Euch selbst Zeit sparen. Eine Liste von Anlaufstellen findet Ihr hier.
4) Gebt einen klaren Betreff an, zum Beispiel:
- Name der Lehrveranstaltung
- Lehrveranstaltungsnummer (diese findet Ihr im Vorlesungsverzeichnis)
- konkretes Stichwort, das Euer Anliegen/Problem beschreibt
5) Wählt eine angemessene Anrede:
- Professor*innen sollten im Allgemeinen mit einer der folgenden Kombinationen angeschrieben werden:
a) Sehr geehrte/r Professor/in XYZ
b) Sehr geehrte/r Frau/Herr XYZ
c) Liebe/r Frau/Herr XYZ
- Für das Studien- und Prüfungsbüro sind beispielsweise folgende Anreden geeignet:
a) Liebe Frau Koppe / Lieber Herr Kleier
b) Liebes Team des Prüfungsbüros / des Studienbüros
- Die Studentische Studienberatung könnt Ihr gerne auch informeller adressieren, z.B.:
a) Liebe/r XYZ / Hallo XYZ
b) Liebes Team der Studienberatung
c) oder ähnliches
6) Im gezeigten Beispiel geht es um eine Anmeldung im Campus Management. Der Anmeldezeitraum endete am 3. Mai, die E-Mail wurde am 3. Mai um 23:59 Uhr (an einem Freitag) versendet. Die*r Absender*in sollte also eigentlich nicht davon ausgehen, dass diese E-Mail vor Montag bearbeitet werden wird – was zu spät ist und die eigene Schuld der*s Absenderin*s ist.
7) Gebt bei allen Anliegen, die direkt Euch betreffen (z.B. Campus Management, Anmeldung, Noteneintragung, o.ä.) unbedingt Eure Matrikelnummer an. Diese Nummer ist einmalig – Euer Name vielleicht nicht. Die Matrikelnummer könnt Ihr zum Beispiel in den Absender schreiben.
8) Wenn Ihr die Studienberatung kontaktiert, ist es hilfreich, wenn Ihr gleich Euren Studiengang angebt. Dann wissen wir, wer von uns sich darum kümmern soll.
9) Drückt Euch klar und präzise aus. Was ist Euer konkretes Anliegen? Welche Lehrveranstaltung betrifft Euer Problem? Gebt bei Lehrveranstaltungen unbedingt die Lehrveranstaltungsnummer an, weil es mitunter mehrere Lehrveranstaltungen mit ähnlichen Titeln gibt.
10) Seid höflich! Meistens wollt Ihr etwas von der anderen Person.
Wie wäre diese E-Mail besser formuliert?
Hier seht Ihr beispielhaft, wie diese E-Mail besser hätte formuliert werden können:
